CoP: Vanliga frågor

AC1: Hur mycket krävs för att säga att företaget har ett ”program” för antikorruption? / AC1: How much does it take to say you have an anti-corruption programme?

Det krävs ett systematiskt tillvägagångssätt som återspeglar företagets karaktär. Små och medelstora företag behöver inte nödvändigtvis särskilt sofistikerade program, men stora företag med höga risker för korruption behöver ett program som återspeglar deras risker.

Answer in English: It requires a systematic approach, reflecting the character of your company. SME does not necessarily have to have very sophisticated programs, but large company with high risks for corruption would need a program that reflects its risks.

AC3: Fjärde alternativet ”entreprenörer”. Hänvisar det till agenter/förmedlare/tredje parter? / AC3: Fourth alternative ”contractors”. Does that refer to agents/intermediaries/third-parties?

Entreprenörer kan vara mellanhänder, tredje parter och agenter – alla som levererar tjänster till företaget. Om du har en annan definition som du arbetar med finns det möjlighet att välja ”annan” och ange vilken typ av tredje part/tjänsteleverantör du arbetar med.

Answer in English: Contractors could include intermediaries, third parties and agents – anyone delivering services to the company. If you have a different definition that you work with, there is an option to select “other” and elaborate the type of third parties/service providers you work with.

AC3.1: Vad ska jag svara om vi har utbildat några aktörer (kanske 5 av 25)? / AC3.1: what should I answer if we have provided training for SOME agents (maybe 5 out of 25)?

I det fall samtliga aktörer av vald typ inte fått träning kan ni beskriva detta i textboxen ”Please provide additional information”. Utveckla i fritextfältet under ”Vänligen ge ytterligare information” och ange hur du har valt ut de fem aktörer som ska få utbildning (t.ex. baserat på riskexponering).

Answer in English: If all actors within the selected type have not received training, you can describe this in the text box ”Please provide additional information”. Elaborate in the free-text field below ”Please provide additional information” and include how you have selected the 5 agents to receive training (e.g. based on risk exposure).

AC3.1: Om svaret är vid behov- vilket alternativ väljer vi här? Borde finnas ett svarsalternativ som heter ”other”. Annars antar jag att vi får ange det vi kan i kommentarerna. Å andra sidan måste vi ju välja ett svarsalternativ, men inget känns korrekt. / AC3.1: If the answer is when needed – which option do we choose here? Should be an answer option called ”other”. Otherwise, I guess we can indicate what we can in the comments. On the other hand, we have to choose an answer option, but nothing feels right.

När ni ser tillbaka på rapporteringsperioden är det viktigt att försöka utvärdera vilket alternativ som ligger närmast ”när det behövs” och hur lång tid utbildningen faktiskt pågick, och ge ytterligare information i textrutan.

Answer in English: Looking back at the reporting period, it’s important to try to evaluate which options is closest to “when needed” and the actually amount of time training was provided and provide additional information in the text box.

AC6: Vad är en ”misstänkt” incident? Om bara jag misstänker det, om någon rapporterar det, om det är något som visar sig vara en incident? Personligen använder jag kritiskt tänkande och ”misstänker” många saker, varav de flesta/alla visar sig vara ingenting. / AC6: What constitutes a ”suspected” incident? If only I suspect it, if someone reports it, if it is something that turns out to actually be an incident? I personally use critical thinking and ”suspect” many things, most/all which turn out to be nothing.

En ”Speak-up-funktion” eller visselblåsarfunktion möjliggör för anställda och externa intressenter att rapportera misstänkta incidenter. En misstänkt incident är i allmänhet när en anställd eller annan intressent har anledning att tro eller misstänka att korruption har ägt rum. Det kommer inte alltid att vara möjligt att styrka eller bekräfta en incident, men det kan ändå leda till ytterligare åtgärder för att säkerställa att en sådan incident inte kan inträffa eller är mindre sannolik i framtiden (t.ex. ytterligare kontroller och processer). Frågan syftar till att förstå företagets processer för att undersöka potentiella fall av korruption, till exempel om någon rapporterar en obevisad händelse av korruption, vilka åtgärder vidtar företaget för att undersöka påståendets legitimitet?

Answer in English: A Speak Up functionality/Whistleblower function will enable employees and external stakeholders to report suspected incidents. Generally, a suspected incident would be where an employee or other stakeholder has reason to believe or suspect that corruption has taken place. It will not always be possible to substantiate or confirm an incident, but it may still result in additional measures to ensure that such an incident cannot or is less likely to happen in future (e.g additional controls, processes). This question aims to understand the company´s processes for investigating potential instances of corruption, for example, if someone reports an unproven incident of corruption, what steps does the company take to investigate the legitimacy of the claim?

AC7: Beskriv ”kollektiva åtgärder” mer i detalj. / AC7: please describe ”Collective Action” in more detail.

Ett exempel på kollektiva åtgärder är nätverket Maritime Anti-Corruption Network inom sjöfartsindustrin eller FAFPI (Fight Against Facilitation Payments) – där flera företag går samman för att bekämpa mutor och korruption.

Answer in English: An example of collective action is the Maritime Anti-Corruption Network network in the shipping industry, or FAFPI (Fight Against Facilitation Payments) – where several companies join forces to combat bribery and corruption.

AC8: Räknas visselblåsarfunktionen som en sådan åtgärd? / Does the whistleblowing function count as such a measure?

I AC8 nämns inte ”åtgärder”. AC6 hänvisar till åtgärder (åtgärder för att hantera misstänkta fall av korruption). En visselblåsarfunktion är en sådan åtgärd eftersom den tillhandahåller ett system för att se till att sådana incidenter hanteras på ett bra sätt, att konsekvenserna mildras och att lärdomar dras och åtgärder vidtas för att förbättra företagets program eller system för korruptionsbekämpning.

AC 8 nämner ”aktiviteter för att förebygga och/eller åtgärda” – i detta avseende är en visselblåsarfunktion en åtgärd som både hjälper till att identifiera utmaningar (förhoppningsvis innan de blir allvarliga risker och därmed har den en förebyggande funktion) och att åtgärda och mildra risker som redan har inträffat.
OBS: I 2024 CoP enkäten har ”åtgärder” i AC6 har blivit ändrat till ”aktiviteter”. AC6 och AC6.1 har delats upp i två frågor för förbättrad dataanvändning.

Answer in English: AC8 does not mention “measures”. AC6 refers to measures (Measures to address suspected incidents of corruption). A whistle-blower function is one of such measures as it provides system to ensure that such incidents are handled well, impacts are mitigated and that lessons are learned and measures applied to improve a company’s anti-corruption programme.

AC 8 mentions “actions towards prevention and/or remediation” – to this point a Whistleblower Function is a measure that helps both identify challenges (hopefully before they become severe risks, and thereby it has a preventative function) as well as remediating and mitigating risks that have already occurred.

NB: In 2024 CoP questionnaire ”measures” in AC6 have been changed to ”actions”. AC6 and AC6.1 have been split into two questions for enhanced data usage.

G1: Vad menas med ”annual statement”. Kan det vara inkluderat i ÅR eller syftas det på något utöver det som står i årsredovisningen? / G1: What is meant by ”annual statement”. Can it be included in the AR or does this refer to something in addition to what is in the annual report?

Det är viktigt att ni årligen upprepar företagets ståndpunkt gällande hållbarhet och vad ni har för åtaganden – vad hållbaret innebär för er. Uttalandet måste finnas med årligen antingen, till exempel i årsredovisningen eller i hållbarhetsrapporten eller att ni har en intervju på hemsidan.

Answer in English: It is important that you annually repeat where you stand in terms of sustainability, what your commitments are, what sustainability means to you. The statement must be included annually, whether it is included in the annual report or in the sustainability report or that you have an interview on the website, it is enough as long as the statement is included annually.

G2: Kan uttalandet in G2 vara en ESG-policy? / G2: Can the statement in G2 be an ESG policy?

Ja, det kan det.

Answer in English: Yes, it is possible.

G2: Vad menar ni här med offentligt uttalande? Vi har en Code of Conduct som finns tillgänglig offentlig. Ska vi då svara ja på frågan? Tänkte just eftersom ni i nästa fråga frågar om en Code Of Conduct. Har ni några exempel på vad som skulle kunna vara ett offentligt uttalande? / G2: What do you mean here by public statement? We have a Code of Conduct that is publicly available. Should we then answer yes to the question? I thought so because in the next question you ask about a Code of Conduct. Do you have any examples of what could be a public statement?

Att ha en uppförandekod är generellt tillräckligt för små och medelstora företag, men en uppförandekod utgörs vanligtvis av mer övergripande information och av stora företag förväntas mer ingående information. Ett offentligt uttalat åtagande kan också vara en årsredovisning, särskilda policyer (t.ex. en antikorruptionspolicy som är mer detaljerad än en uppförandekod). Det skulle också kunna vara en sida på er webbplats där ni beskriver hur ni arbetar med dessa frågor.

Answer in English: A Code of Conduct may be sufficient for SMEs, however, a Code of Conduct is generally very high level, and more information would generally be expected from large companies. “Publicly available” could also be annual reporting, specific policies (e.g. an Anti-Corruption Policy, which would go into more detail than a Code of Conduct). It could also be a page on your website elaborating how you work with these topics.

G4: Om vi som medelstort företag inte har någon speciellt utsedd person till detta, bör vi då skapa en sådan roll? Det går alltså inte att utse medlemmar i ledningsgruppen till ansvariga för dessa områden? / G4: If a medium-sized company does not have a dedicated person for this, should such a role be created? So it is not possible to appoint members of the management team to be responsible for these areas?

Det kan vara en bra idé, men det går också att ha befintliga roller (individer eller interna kontroller) dedikerade till det specifika området, så länge det är förankrat på en viss högre nivå i organisationen.

Answer in English: It would be a good idea, but you can also have existing roles (individuals or internal controls) becoming dedicated to the specific area as long as it is anchored at a certain senior level in the organisation.

G6 – G7.1: Vad är skillnaden på risk analysis vs. Due diligence? / G6 – G7.1: What is the difference between risk analysis and due diligence?

Due diligence är en process som består av följande: bedömning och hantering av negativ potentiell och faktisk påverkan, uppföljning av företagets ansträngningar för att hantera påverkan och rapportering/kommunikation om hur företaget hanterar påverkan. I DD förväntas företaget också ha ett åtagande som är förankrat i företagets ledningssystem och ha ett system på plats för att hantera påverkan. Riskanalys i det första steget i DD.

Answer in English: Due diligence is a process consisting of: assessing and adressing negative potential and actual impacts; track your efforts to manage your impacts, report/communicate how you manage them. In the DD you also is expected to have a commitment, embed your commitment into your organisation’s management system and have a system in place to manage your impacts. Risk analysis in the first step of the DD.

G7.1: Vi ligger på olika nivåer inom koncernen, men här finns bara No/Yes svarsalternativ. Vi lutar åt att sätta Yes på alla för vi anser att vi ligger på den nivån generellt, trots att vi är på olika nivåer. Bör vi göra någon utläggning eller förklara det i ”Additional information”-rutan så att detta förtydligas? Vi vill även kunna påvisa framsteg över tid. / G7.1: We are at different levels within the group, but the answer options are only No/Yes. We believe we should answer ”Yes” on all since it best depicts the average position within the group, even though it differs. Should we make some kind of statement or elaborate it in ”Additional information” section so that this becomes clear. We also want to be able to show that we are making improvements.

Det är helt rätt att ni bör svara yes och sen lägga till mer information under additional information för att kunna nyansera svaret. Följande tips kan även ges: Vanlig missupfattningar gällande risker kopplat till mänskliga rättigheter är ur vems perspektiv som riskerna ska ses och hur man ska bedöma dem. Det är vanligt att risker endast betraktas i perspektivet av hur den egna organisationen kan drabbas. Här bör organisationerna i stället utgå från vem i värdekedjan som riskerar att få sina mänskliga rättigheter kränkta, när, och varför, d.v.s. individer eller grupper som riskerar att drabbas negativt. För att identifieringen ska blir rätt är det viktigt att först börja med en kartläggning av sin värdekedja. Finns det verksamheter i något land där riskerna för sådana kränkningar är kända? Lägg i så fall in den informationen i riskbedömningen. En bra riskbedömning utgår både från generell och publik information, från t.ex. oberoende och ickestatliga organisationer och den specifika informationen du kan inhämta om verksamheterna i din värdekedja.

Answer in English: It is quite right that you should answer yes and then add more information under additional information to be able to nuance the answer. Some general advice can also be provided: Common misconceptions related to risks linked to human rights is from whose perspective the risks should be viewed and how they should be assessed. It is common to see risks only from the perspective of how their own organisation may be affected. Instead, organisations should start from who in the value chain is at risk of having their human rights violated, when, and why, i.e. individuals or groups who are at risk of being negatively affected. For the identification to be correct, it is important to first start with a mapping of your value chain. Are there operations in any country where the risks of such violations are known? If so, include that information in the risk assessment. A good risk assessment is based on both general and public information, e.g. from independent and non-governmental organisations, and the specific information you can gather about the activities in your value chain.

G8: Räknas visselblåsarsystem här? Om det är det enda företaget har? / G8: do whistleblowing systems count here? If it is the only one you have?

Ja, om det täcker alla ämnen – företaget kan dock ha ett antal olika system för att hantera rapporter (t.ex. era HR-processer).

Answer in English: Yes, if this covers all the topics – however, you may have a number of different systems in place for handling reports (e.g. your HR processes)

G10: Finns det exempel på hur mätvärden för VDns prestationer kan se ut? / G10: Are there examples on how to measure the performance of the CEO?

CoP Guidebook ger några rekommendationer. Därutöver kan följande artikel från Harvard Law School om Executive Pay vara intressant (https://hbr.org/2023/02/linking-executive-pay-to-sustainability-goals). En annan användbar artikel från Harvard Law School är Linking Executive Pay to Sustainability Goals (hbr.org). Generellt sett bör prestationsmätningen baseras på företagets bedömning av vilka ESG-mål som är väsentliga för företaget.

Answer in English: The CoP Guidebook provides some recommendations. The following article from Harvard Law School about Executive Pay can also be interesting (https://hbr.org/2023/02/linking-executive-pay-to-sustainability-goals). Another useful article from Harvard Law School is Linking Executive Pay to Sustainability Goals (hbr.org). Generally, the measurement of performance should be based on the company’s assessment of what ESG targets are material to the company.

G13: Vilken typ av revision är relevant här? Vår revisor tittar mest på de finansiella delarna. Sedan är vi också ISO-certifierade med revisorer som granskar. Har jag rätt när jag tror att detta är den revision ni söker? / G13: What kind of audit is relevant here? Our auditor is mostly look at the financial bits. Then we are also ISO certified with auditors who audit. Am I right in thinking that this is the audit you are looking for?

Det kan vara en revision av icke-finansiella uppgifter som en del av årsredovisningen; många företag granskas idag inte bara på de finansiella uppgifterna, utan även på utvalda mätvärden för hållbarhet/affärsintegritet, t.ex. antalet incidenter som tagits emot och hanterats, hur många anställda som fullföljt utbildningen, utsläpp av växthusgaser och andra uppgifter som ingår i årsredovisningen/hållbarhetsrapporteringen. En ISO-certifiering eller annan typ av extern ackreditering skulle också kunna räknas som en tredjepartsverifiering.

Answer in English: It could be an audit of non-financial data as part of the annual reporting; many companies today are not only audited on the financial data, but also on selected sustainability/business integrity metrics, such as number of incidents received and handled; training completion rates of employees; GhG emissions and other data included in the annual report. An ISO certification or other type of external accreditation, could also count as a third-party verification.

G13: Om ett externt systemstöd används för att samla in hållbarhetsdata till hållbarhetsrapporten, kan det räknas som en verifiering av tredje part? / G13: If an external system support is used to collect sustainability data for the sustainability report, can it be counted as a third party verification?

Det beror på om det finns en verklig verifiering i systemet. Om det bara är ett system för insamling av uppgifter, då räknas det inte.

Answer in English: It depends if there is an acutal verification in the system. If it is just a system for collecting data, then no.

G4/L1.1/L1.2 Fråga? Hur ska HR-avdelningens roll tolkas? De har ju ansvar för frågor som Human rights, Labour rights etc. Kan det räknas som att det finns ansvariga på högsta nivå? / How should the role of the HR department be interpreted? They are responsible for issues such as Human rights, Labor rights etc. Can it be considered that there are people responsible at the highest level?

Question G4 reads: By appointing an individual or group to be responsible for each topic, a business enterprise creates an accountability mechanism to enact environmental and social policies; enforce initiatives and evaluate and manage risk; and address negative impacts.

The company decides themselves who is accountable for each topics or whether it is an individual or a group. The HR department (as a group) could be responsible for the labour topic. The HR Department may not be the most effective for human rights topics (e.g. in the supply chain) or business integrity topics, but that depends on the size, structure etc of the company. The essential is that someone within the company must be dedicated to and accountable for the topic.

Regarding business integrity (anti-corruption and e.g. Whistleblower/Speak Up functions) laws are focusing on independency of the responsibles, i.e. that the people who handle this must be independent from the business. Oftentimes, HR is not independent from the business (and e.g. reports into the business creating a dilemma when confidential topics or sensitive issues arise). Therefore, it is recommended to place responsibility as “high” up as possible, and if the company has an external Board of Directors, preferably, the one responsible for Business Integrity will at least have a “dotted line” to the Board.

The term “dotted line” comes from the lines on an organizational chart. The solid line points to an employee’s primary boss; a dotted line indicates a secondary supervisor = Where an employee reports to an indirect manager in addition to their formal boss.

Answer in English: Question G4 reads: By appointing an individual or group to be responsible for each topic, a business enterprise creates an accountability mechanism to enact environmental and social policies; enforce initiatives and evaluate and manage risk; and address negative impacts.

The company decides themselves who is accountable for each topics or whether it is an individual or a group. The HR department (as a group) could be responsible for the labour topic. The HR Department may not be the most effective for human rights topics (e.g. in the supply chain) or business integrity topics, but that depends on the size, structure etc of the company. The essential is that someone within the company must be dedicated to and accountable for the topic.

Regarding business integrity (anti-corruption and e.g. Whistleblower/Speak Up functions) laws are focusing on independency of the responsibles, i.e. that the people who handle this must be independent from the business. Oftentimes, HR is not independent from the business (and e.g. reports into the business creating a dilemma when confidential topics or sensitive issues arise). Therefore, it is recommended to place responsibility as “high” up as possible, and if the company has an external Board of Directors, preferably, the one responsible for Business Integrity will at least have a “dotted line” to the Board.

The term “dotted line” comes from the lines on an organizational chart. The solid line points to an employee’s primary boss; a dotted line indicates a secondary supervisor = Where an employee reports to an indirect manager in addition to their formal boss.

E.1.1 ”Aligned with international environmental standards” – betyder det att policyn ska explicit nämna standarder som hänvisning, eller att standarder mer har varit bakgrund till utformningen av policyn? / E.1.1 ”Aligned with international environmental standards” – does it mean that the policy should explicitly mention standards as a reference, or that standards have been more of a background to the design of the policy?

Tänk på att COP:en ska kunna användas runt om i världen. Det finns olika definitioner och ni ska hänvisa till standarderna som utgångspunkt. Är ni ceritiferade ska ni lägga till det, här får ni tolka standarderna beroende på vilken branch ni kommer ifrån och hur förutsättningarna ser ut i omgivningen som man har sin verksamhet i. Man hänvisar antingen till en ceritifering som t.ex. ISO14001, eller så säger man att man tagit fram en policy som refererar en standard eller ett annat tillämpat ramverk.

Answer in English: Keep in mind that CoP can be used around the world, there are different definitions, you should refer to the standards as a starting point. Or if you are certified, write to it, here you have to interpret the standards depending on which industry you come from, what the conditions are like in the environment in which you have your business. Either refer to certification, such as ISO 14001, or say that you have developed a policy that refers to a standard or that you have applied another framework.

E2 och E3 hur ska man förhålla sig till dessa frågor om man är ett konsultföretag inom produktutveckling och vår största miljöpåverkan är våra konsulters påverkan i uppdragen? Våra uppdrag kan behandla alla dessa frågor. / E2 and E3 How should you approach these issues if you are a product development consultancy and our main environmental impact is the impact of our consultants in the assignments? Our assignments can address all these issues. 

I ett konsultföretag är det kritiskt att noggrant granska verksamhetens särdrag och identifiera relevanta intressenter. Det är viktigt att kontinuerligt utvärdera vilka projekt som är relevanta och hur företaget positionerar sig i dessa, oavsett om arbetet utförs på plats hos kunden eller inte. Miljöfrågor är ofta centralt för verksamheten, och det är avgörande att aktivt hantera dessa frågor. Företag inom denna bransch etablerar ofta specifika riktlinjer för urvalet av kunder och projekt för att säkerställa överensstämmelse med deras värderingar och mål, med särskilt fokus på miljö- och klimataspekter)

Även om ett konsultföretag inte är en tillverkande enhet, kan det ändå stöta på olika risker som måste hanteras noggrant. En aktiv dialog med intressenter om dessa frågor är en viktig del av företagets strategi, särskilt i interaktioner med kunder snarare än leverantörer. Inom den breda och varierade konsultbranschen är det väsentligt att bedöma varje uppdrag med avseende på dess miljöpåverkan. Företag i denna bransch kan också välja att avböja uppdrag som inte överensstämmer med deras värderingar. Kommunikation med kunder om huruvida deras policys är i linje med företagets egna är också en central aspekt av verksamheten

English answer: Generally speaking, if you are a consultancy firm you anyway represent a business, thus you have to check on who are your stakeholders . What is the real relevance of the different projects, do you sit with the customer or not, how do you act on environmental issues, how much do you think about it. We at Ramboll, for example, have guidelines on which customers/projects we should work with and there are parts we should not work with because they are not in line with our values and goals. For example, also in climate, we look into this very much.

Even if you are not a manufacturing company, you can of course have risks that you need to address, but you also have a stakeholder dialogue on these issues and then you may not be out with the suppliers but you are out with the customers, then you may have a strategy linked to this that you have agreed with others in the industry. The consulting industry is quite broad, do you make any assessment linked to the environment, do you take any assignments, do you say no to assignments that are not in line with your values. You can apply this to different things, you have an environmental requirement and need to find out how to handle it, how have you communicated the issue with your customers. Do you talk to your customers and ask them if they are in line with their policy etc…

Är det korrekt uppfattat att frågorna L1, L2, L3, L4, L5, L11 och L12 fokuserar på hela värdekedjan, medan frågorna L6, L7, L8, L9 och L10 endast gäller för vår egen verksamhet? Anledningen till att vi ser en uppdelning här är att den andra delen av frågorna är mycket inriktad på uppgifter som vi bara har tillgängliga på verksamhetsnivå. De andra frågorna behandlas dock vanligtvis ur ett perspektiv som omfattar hela värdekedjan. / Is it correct that the questions L1, L2, L3, L4, L5, L11 and L12 are focusing on the full value chain, while the questions L6, L7, L8, L9, L10 are only applicable for our own operations? The reason that we see a split here, is that the second part of questions focuses very much on data, that we only have available on operational level. The other topics, however, are usually addressed from a full value chain perspective.

Det är upp till företaget att avgöra hur omfattande CoP:n är. Det finns några frågor (t.ex. HR5, L4, E1.1, AC3) som direkt frågar om i vilken utsträckning vissa policyer och metoder genomförs i hela leveranskedjan och svarsalternativen omfattar ”egen verksamhet”, ”leverantörer” och ”hela värdekedjan”. Använd era mest fullständiga uppgifter för att ge en heltäckande bild av företagets påverkan och använd utrymmet för ytterligare information för att notera vilka verksamheter/organisatoriska nivåer som har utelämnats eller inkluderats och varför.

Answer in English: It is up to the company to determine the extent of coverage provided by their CoP. There are some questions (e.g., HR5, L4, E1.1, AC3) that ask directly about the extent to which certain policies and practices are implemented across the supply chain and answer options cover ’own operations,’ ’suppliers,’ and the ’entire value chain.’ Please use your most complete data to provide a comprehensive picture of your company’s impacts and use the space provided for additional information to note which activities/ organizational levels have been left out or included and why. 

L6 – Hur ska man svara vid global bolag med kollektivavtal i 20+ länder? / L6 – How to respond to a global company with collective agreements in 20+ countries?”

Det är en bra fråga – Ramboll föreslår att ni svarar ja genom att markera rutan ”Ja, genom att tillhandahålla ytterligare rättigheter som inte tillhandahålls på annat sätt”. (”Yes, by providing additional rights not otherwise provided (Please provide additional information)”) – komplettera med mer information i text-rutan.

Answer in English: It is a good question – Ramboll suggests that you anwer yes and tick the box ”Yes, by providing additional rights not otherwise provided (Please provide additional information)”. Add additional comment as well. 

L8 – Utöver kollektivavtal har vi ju diskrimineringslagen … med krav på årlig lönekartläggning. Förväntas då att resultat av den kartläggningen ska delges? / L8 – In addition to collective agreements, we have the Discrimination Act … with a requirement for an annual salary survey. Are the results of that survey expected to be communicated?

L8 – Kan man ange det man kommer fram till genom lönekartläggningen som man måste göra enligt lag? / Can you specify the findings of the pay survey as required by law?

Det stämmer att en lönekartläggning, som enligt Diskrimineringslagen är obligatorisk, behövs och att resultatet ska presenteras som en procentandel här i CoP, då ”ratio” (löneskillnad) efterfrågas i L8. Så här står det i Diskrimineringslagen:
I syfte att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män ska arbetsgivaren varje år kartlägga och analysera:
• bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor
• löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt.
Lönekartläggningsarbetet ska skriftligen dokumenteras hos arbetsgivare med minst 10 arbetstagare. Av dokumentationen ska även framgå tidsplan och kostnader för att utjämna de eventuella skillnader man identifierat. Utjämningen ska ske snarast och får ta max tre år. Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka i arbetet med aktiva åtgärder.

Svar från UN Global Compact HQ om L8: I CoP Guidebook är ”arbetsnivå/kategori” avsedd att betyda samma sak som ”likvärdiga arbetsuppgifter”. Denna fråga syftar till att identifiera den potentiella löneskillnaden mellan manliga och kvinnliga anställda på samma befattningsnivå och kräver att företagen identifierar den potentiella skillnaden i lön mellan män och kvinnor på varje, självidentifierad befattningsnivå för att sedan ta genomsnittet av skillnaderna över varje befattningsnivå och uppskatta skillnaden i lön mellan könen över hela företaget. För detta nyckeltal följer FN:s Global Compact GRI:s riktlinjer (Disclosure 405-2) och rekommenderar att man hänvisar till GRI:s vägledning för ytterligare stöd.

Answer in English: It is true that a salary survey, which is mandatory under the Discrimination Act, is needed and that the result should be presented as a percentage here in the CoP, as the “ratio” (pay gap) is requested in L8. This is what the Discrimination Act says:
In order to detect, remedy and prevent unjustified differences in pay and other employment conditions between women and men, the employer shall annually survey and analyze:
– rules and practices on pay and other employment conditions
– pay differences between women and men who perform work that is considered equal or equivalent.
The wage survey must be documented in writing for employers with at least 10 employees. The documentation must also state the timetable and costs for equalizing any differences identified. Equalization must take place as soon as possible and may take a maximum of three years. Employers and employees must cooperate in the work on active measures.
The CoP needs to share the results in their entirety (i.e. upload their salary survey). However, L8 asks for a ratio (salary difference) – so the specific task must be communicated.

Answer from the UN Global Compact HQ about L8: The Guidebook refers to ’ job level/category’ as the same as ’jobs of equal value’. This question intends to identify the potential wage gap between male and female employees of the same job level and requires companies to identify the potential difference in wages between men and women at each, self-identified job level in order to take the average of the differences across every job level and estimate the difference in wages between genders across the whole company. For this ratio, the UN Global Compact follows the GRI Guidelines (Disclosure 405-2) and recommends referring to GRI guidance for additional support.

L7 Idag räknar vi in alla kvinnor i ledande befattningar om man har ett arbetsledande ansvar, ex även team leader i produktion, men även kvinnor i rena specialistroller? Är det en okay tolkning att göra? / L7 Today we include all women in management positions if they have supervisory responsibility, e.g. also team leaders in production, but also women in purely specialised roles? Is that an okay interpretation to make?

COP:en syftar till att hjälpa er att kommunicera och skapa transparens, ni ska inte behöva ändra alla era system utan skapa en interaktion kring hur ni arbetar genom att beskriva hur ni gör uppdelningen i rutan för ytterligare information.

I COP:n står att identifieringen vad som räknas som ledande befattningar bör överensstämma mer era interna arbetsklassificeringar och checklistor och/eller yrkesklassificerade system som godkänts av Meeting of Experts in Labour Statistics. Enligt denna lista kan jobb klassificeras efter yrke med avseende på vilken typ av arbete som utförs, och de kriterier som används för att definiera systemet med huvudgrupper, undergrupper, mindre grupper och enhetsgrupper är ”kompetensnivå” och ”kompetensspecialisering”, inklusive för chefer. Mot bakgrund av detta anser Ramboll att er tolkning att inkludera specialistroller i gruppen kvinnor i ledande befattningar som OK.

English answer: The CoP should help you communicate and create transparency, you should not have to change all your systems but create an interaction for how you work, this can be described in the line for additional information. The CoP mentions that identification of managerial roles should align with internal job classifications and checklists, and/or occupational classification systems endorsed by the Meeting of Experts in Labour Statistics. According to this list, jobs can be classified by occupation with respect to the type of work performed, and the criteria used to define the system of major, submajor, minor and unit groups are the “skill level” and “skill specialization”, including for managers. Given this, Ramboll considers your interpretation to include specialist roles in the group women in managerial positions as OK. 

L10 Räknas utbrändhet som arbetsskada. / L10 Does burnout count as an occupational injury?

Det beror lite på orsaken. Om orsken är stressrelaterad och leder till utmaningssymtom räknas det definitivt. Använd därför rutan för ytterligare information för att beskriva vad ni menar med utbrändhet. I de flesta fall kommer utbrändhet räknas som arbetsskada.

Answer in English: It depends. If the burn-out is stress-related for example, then it does. It depends on the cause. Use the additional information box to describe what you mean by burnout. In most cases, burnout will count as an occupational injury.

HR3. Har företaget under rapporteringsperioden haft kontakt med berörda intressenter eller deras legitima representanter i följande frågor om mänskliga rättigheter? Vad menas med samarbete? / HR3. In the course of the reporting period, has the company engaged with affected stakeholders or their legitimate representatives in relation to the following human rights topics?
What is meant by cooperation?

Den här frågan handlar om intressentengagemang. När vi talar om intressentengagemang avser vi ”den process som en organisation använder för att engagera relevanta intressenter i syfte att uppnå ett accepterat resultat” enligt definitionen i AA1000 Stakeholder Engagement Standard 2011, Accountability 2008.
Intressentengagemang måste förstås som den process som organisationen använder för att identifiera, analysera, planera, prioritera och genomföra åtgärder som syftar till att engagera intressenterna och förstå deras förväntningar kring styrning, politik, strategier, praxis och resultat. Det är viktigt att ha en stabil process för att kunna förstå och bemöta berättigade frågor från intressenter.

Bland svarsalternativen finns ”att samarbeta för att förebygga/minska riskerna/konsekvenserna i fråga”. Samarbete bör här förstås som den process genom vilken organisationen utbyter synpunkter och aktivt söker efter lösningar och samarbetar med sina intressenter för att förebygga eller minska riskerna/konsekvenserna i fråga.

Answer in English: This question is about stakeholder engagement. When we talk about stakeholder engagement, we are referring to “the process used by an organisation to engage relevant stakeholders for a purpose to achieve accepted outcome” as defined by the AA1000 Stakeholder Engagement Standard 2011, Accountability 2008.
Stakeholder engagement must be understood as the process used by the organization to identify, analyse, plan, prioritise, and implement actions intended to engage with its stakeholder and understand their expectations
about governance, policies, strategies, practices, and performance. A robust stakeholder engagement process is important to be able to understand and respond to legitimate stakeholder concerns.

In the answers options there is “to collaborate in the prevention/mitigation of the risk/impacts in question”. Collaboration should here be understood as the process through which the organization exchange viewpoints and actively search for solutions and work together with its stakeholder to prevent or mitigate the risks/impacts in question.

I HR4: ”Collaborated with governmental or regulatory bodies?” Vi har haft kontakt med integritetsmyndigheten och gjort en anmälan. Skulle du säga att de är ett samarbete, eller hur tänker ni? / In HR4: ”Collaborated with governmental or regulatory bodies?”. We have been in contact with the integrity authority and made a notification. Would you say that this is a collaboration, or what is your opinion?

Detta är inte ett samarbete i sig, eftersom en ”anmälan” är en ”passiv handling” till skillnad från ”samarbete” som är en ”aktiv handling”. Den beskrivna handlingen är av Rambolls bedömning att definiera som ”annat” och då kan ni använda textrutan för att ge ytterligare information om att ni har gjort en anmälan till ett tillsynsorgan.

Answer in English: This is not a collaboration per say, as a “notification” is a “passive action” as opposed to “collaboration” which is an “active action”. We would define this as “other” and use the text box to provide some additional information explaining that you made a notification to a regulatory body.

HR2. Vissa av våra policys och riktlinjer är interna och alltså inte publika. Hur gör vi när det står “please a provide link, upload the document and/or provide additional information”? Kan vi lägga in en länk till hemsidan om policyn finns där i kort sammanfattning, eller till vår HBR där vi listar alla policys och riktlinjer som kopplas till ESG och hållbarhet? / HR2. Some of our policies and guidelines are internal and therefore not public. What do we do when it says ”please provide link, upload the document and/or provide additional information”? Can we add a link to the website if the policy is there in a short summary, or to our HBR where we list all policies and guidelines linked to ESG and sustainability?

För att uppfylla sitt ansvar för att respektera mänskliga rättigheter bör företag ha strategier och processer som är anpassade till deras storlek och kontext. Åtagandeförklaringen bör vara offentlig och kommuniceras internt och externt till all personal, affärspartners och andra relevanta parter. Ni kan länka till er webbsida om policyn finns tillgänglig där (antingen i full eller förkortad version).

Answer in English: In order to meet their responsibility to respect human rights, businesses should have policies and processes in place that are appropriate to their size and circumstances. The statement of commitment should be publicly available and communicated internally and externally to all employees, business partners and other relevant parties. You can link to the webpage if the policy is available there (either full or shortened version).

HR2. Måste ämnena man identifierat i HR1 anges uttryckligen i ex. en code of conduct, för att man ska kunna svara ja på denna fråga? / HR2. Do the topics identified in HR1 have to be explicitly stated in e.g. a code of conduct, in order to answer yes to this question?

Ja, det stämmer. Om ni har identifierat viktiga ämnen måste ni ta itu med dem och ha en policy.

English answer: Yes, that’s right. If you have identified important topics, you need to address them and have a policy.

Vad innebär Freedom of Expression? / What is Freedom of Expression?

Freedom of Expressen betyder yttrandefrihet, och detta omfattar flera olika områden. Ett är att få uttrycka sig, säga vad man vill säga, så länge det inte är t.ex rasistiskt. Ett annat område är att få ta del av och dela information och man kan också använda sig av olika uttrycksformer, t.ex. teckning och målning.

Ett företag kan bryta mot yttrandefrihet t.ex genom att inte tillåta sina anställda uttrycka sig fritt eller om man inte har ett visselblåsarsystem. Om du t.ex. arbetar på ett stort byggföretag och ni besvarar frågor från allmänheten om er verksamhet i ett visst område har ni uppfyllt kraven på yttrandefrihet. Definitioner och information om hur långt yttrandefriheten sträcker sig finns väl beskrivet i lagkrav om rättigheter och skyldigheter. Lagkrav om skydd för exv. visselblåsare finns i lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

Answer in English: It covers several different topics. One is to provide and express yourself, say what you want to say, as long as you do not say something for ex. racistic. Another is to receive or share the information, also covering different expression can be e.g. drawing or painting, etc. It is quite broad.
A company can violate freedom of expression e.g. by not allowing its employees to express themselves freely or by not having a whistleblowing system.
For example, if you work for a large construction company and you answer questions from the public about your activities in a particular area, you have met the requirements for freedom of expression. Definitions and information on the scope of freedom of expression are well described in legal requirements on rights and obligations. Legal requirements for the protection of e.g. whistleblowers can be found in the Act (2021:890) on the protection of persons reporting misconduct.

Behöver även SME-företag genomföra CoP:en? / Does the CoP also apply to SMEs?

Ja, alla företag inom UN Global Compact kommer årligen behöva genomföra CoP:en och besvara samma frågeformulär. Frågeformuläret innehåller frågor som är relevanta för företag oavsett land, sektor, geografi och företagsstorlek. De flesta frågor kommer med svarsalternativ som ger flexibilitet till företag som saknar data inom vissa ämnen. Antalet frågor att besvara kommer även variera beroende på vilka svarsalternativ som anges.

Answer in English: Yes, all participating companies will fill out the same CoP questionnaire on an annual basis. The questionnaire contains questions that are relevant/material to businesses across sectors, geographies, and size. Most questions come with answer options that provide flexibility to businesses that have no data on certain topics. The number of questions will also vary depending on what answer options are selected.