CoP: Vanliga frågor

Här hittar du vanliga frågor och svar som gäller UN Global Compacts nya Communication on Progress (CoP).

  • Antikorruption / Anti-corruption

    Här samlas svar på frågor om frågeformuläret i CoP:en rörande antikorruption. / Answers to questions regarding the anti-corruption section in the CoP questionnarie are shown below.

    AC1: Hur mycket krävs för att säga att företaget har ett ”program” för antikorruption? / AC1: How much does it take to say you have an anti-corruption programme?

    Det krävs ett systematiskt tillvägagångssätt som återspeglar företagets karaktär. Små och medelstora företag behöver inte nödvändigtvis särskilt sofistikerade program, men stora företag med höga risker för korruption behöver ett program som återspeglar deras risker.

    Answer in English: It requires a systematic approach, reflecting the character of your company. SME does not necessarily have to have very sophisticated programs, but large company with high risks for corruption would need a program that reflects its risks.

     

    AC3: Fjärde alternativet ”entreprenörer”. Hänvisar det till agenter/förmedlare/tredje parter? / AC3: Fourth alternative ”contractors”. Does that refer to agents/intermediaries/third-parties?

    Entreprenörer kan vara mellanhänder, tredje parter och agenter – alla som levererar tjänster till företaget. Om du har en annan definition som du arbetar med finns det möjlighet att välja ”annan” och ange vilken typ av tredje part/tjänsteleverantör du arbetar med.

    Answer in English: Contractors could include intermediaries, third parties and agents – anyone delivering services to the company. If you have a different definition that you work with, there is an option to select “other” and elaborate the type of third parties/service providers you work with.

     

    AC3.1: Vad ska jag svara om vi har utbildat några aktörer (kanske 5 av 25)? / AC3.1: what should I answer if we have provided training for SOME agents (maybe 5 out of 25)?

    I det fall samtliga aktörer av vald typ inte fått träning kan ni beskriva detta i textboxen ”Please provide additional information”. Utveckla i fritextfältet under ”Vänligen ge ytterligare information” och ange hur du har valt ut de fem aktörer som ska få utbildning (t.ex. baserat på riskexponering).

    Answer in English: If all actors within the selected type have not received training, you can describe this in the text box ”Please provide additional information”. Elaborate in the free-text field below ”Please provide additional information” and include how you have selected the 5 agents to receive training (e.g. based on risk exposure).

     

    AC3.1: Om svaret är vid behov- vilket alternativ väljer vi här? Borde finnas ett svarsalternativ som heter ”other”. Annars antar jag att vi får ange det vi kan i kommentarerna. Å andra sidan måste vi ju välja ett svarsalternativ, men inget känns korrekt. / AC3.1: If the answer is when needed – which option do we choose here? Should be an answer option called ”other”. Otherwise, I guess we can indicate what we can in the comments. On the other hand, we have to choose an answer option, but nothing feels right.

    När ni ser tillbaka på rapporteringsperioden är det viktigt att försöka utvärdera vilket alternativ som ligger närmast ”när det behövs” och hur lång tid utbildningen faktiskt pågick, och ge ytterligare information i textrutan.

    Answer in English: Looking back at the reporting period, it’s important to try to evaluate which options is closest to “when needed” and the actually amount of time training was provided and provide additional information in the text box.

     

    AC6: Vad är en ”misstänkt” incident? Om bara jag misstänker det, om någon rapporterar det, om det är något som visar sig vara en incident? Personligen använder jag kritiskt tänkande och ”misstänker” många saker, varav de flesta/alla visar sig vara ingenting. / AC6: What constitutes a ”suspected” incident? If only I suspect it, if someone reports it, if it is something that turns out to actually be an incident? I personally use critical thinking and ”suspect” many things, most/all which turn out to be nothing.

    En ”Speak-up-funktion” eller visselblåsarfunktion möjliggör för anställda och externa intressenter att rapportera misstänkta incidenter. En misstänkt incident är i allmänhet när en anställd eller annan intressent har anledning att tro eller misstänka att korruption har ägt rum. Det kommer inte alltid att vara möjligt att styrka eller bekräfta en incident, men det kan ändå leda till ytterligare åtgärder för att säkerställa att en sådan incident inte kan inträffa eller är mindre sannolik i framtiden (t.ex. ytterligare kontroller och processer). Frågan syftar till att förstå företagets processer för att undersöka potentiella fall av korruption, till exempel om någon rapporterar en obevisad händelse av korruption, vilka åtgärder vidtar företaget för att undersöka påståendets legitimitet?

    Answer in English: A Speak Up functionality/Whistleblower function will enable employees and external stakeholders to report suspected incidents. Generally, a suspected incident would be where an employee or other stakeholder has reason to believe or suspect that corruption has taken place. It will not always be possible to substantiate or confirm an incident, but it may still result in additional measures to ensure that such an incident cannot or is less likely to happen in future (e.g additional controls, processes). This question aims to understand the company´s processes for investigating potential instances of corruption, for example, if someone reports an unproven incident of corruption, what steps does the company take to investigate the legitimacy of the claim?

     

    AC7: Beskriv ”kollektiva åtgärder” mer i detalj. / AC7: please describe ”Collective Action” in more detail.

    Ett exempel på kollektiva åtgärder är nätverket Maritime Anti-Corruption Network inom sjöfartsindustrin eller FAFPI (Fight Against Facilitation Payments) – där flera företag går samman för att bekämpa mutor och korruption.

    Answer in English: An example of collective action is the Maritime Anti-Corruption Network network in the shipping industry, or FAFPI (Fight Against Facilitation Payments) – where several companies join forces to combat bribery and corruption.

  • Bolagsstyrning / Governance

    Här samlas svar på frågor om frågeformuläret i CoP:en rörande bolagsstyrning. / Answers to questions regarding the governance section in the CoP questionnarie are shown below.

    G1: Vad menas med ”annual statement”. Kan det vara inkluderat i ÅR eller syftas det på något utöver det som står i årsredovisningen? / G1: What is meant by ”annual statement”. Can it be included in the AR or does this refer to something in addition to what is in the annual report?

    Det är viktigt att ni årligen upprepar företagets ståndpunkt gällande hållbarhet och vad ni har för åtaganden – vad hållbaret innebär för er. Uttalandet måste finnas med årligen antingen, till exempel i årsredovisningen eller i hållbarhetsrapporten eller att ni har en intervju på hemsidan.

    Answer in English: It is important that you annually repeat where you stand in terms of sustainability, what your commitments are, what sustainability means to you. The statement must be included annually, whether it is included in the annual report or in the sustainability report or that you have an interview on the website, it is enough as long as the statement is included annually.

     

    G2: Kan uttalandet in G2 vara en ESG-policy? / G2: Can the statement in G2 be an ESG policy?

    Ja, det kan det.

    Answer in English: Yes, it is possible.

     

    G2: Vad menar ni här med offentligt uttalande? Vi har en Code of Conduct som finns tillgänglig offentlig. Ska vi då svara ja på frågan? Tänkte just eftersom ni i nästa fråga frågar om en Code Of Conduct. Har ni några exempel på vad som skulle kunna vara ett offentligt uttalande? / G2: What do you mean here by public statement? We have a Code of Conduct that is publicly available. Should we then answer yes to the question? I thought so because in the next question you ask about a Code of Conduct. Do you have any examples of what could be a public statement?

    Att ha en uppförandekod är generellt tillräckligt för små och medelstora företag, men en uppförandekod utgörs vanligtvis av mer övergripande information och av stora företag förväntas mer ingående information. Ett offentligt uttalat åtagande kan också vara en årsredovisning, särskilda policyer (t.ex. en antikorruptionspolicy som är mer detaljerad än en uppförandekod). Det skulle också kunna vara en sida på er webbplats där ni beskriver hur ni arbetar med dessa frågor.

    Answer in English: A Code of Conduct may be sufficient for SMEs, however, a Code of Conduct is generally very high level, and more information would generally be expected from large companies. “Publicly available” could also be annual reporting, specific policies (e.g. an Anti-Corruption Policy, which would go into more detail than a Code of Conduct). It could also be a page on your website elaborating how you work with these topics.

     

    G4: Om vi som medelstort företag inte har någon speciellt utsedd person till detta, bör vi då skapa en sådan roll? Det går alltså inte att utse medlemmar i ledningsgruppen till ansvariga för dessa områden? / G4: If a medium-sized company does not have a dedicated person for this, should such a role be created? So it is not possible to appoint members of the management team to be responsible for these areas?

    Det kan vara en bra idé, men det går också att ha befintliga roller (individer eller interna kontroller) dedikerade till det specifika området, så länge det är förankrat på en viss högre nivå i organisationen.

    Answer in English: It would be a good idea, but you can also have existing roles (individuals or internal controls) becoming dedicated to the specific area as long as it is anchored at a certain senior level in the organisation.

     

    G6 – G7.1: Vad är skillnaden på risk analysis vs. Due diligence? / G6 – G7.1: What is the difference between risk analysis and due diligence?

    Due diligence är en process som består av följande: bedömning och hantering av negativ potentiell och faktisk påverkan, uppföljning av företagets ansträngningar för att hantera påverkan och rapportering/kommunikation om hur företaget hanterar påverkan. I DD förväntas företaget också ha ett åtagande som är förankrat i företagets ledningssystem och ha ett system på plats för att hantera påverkan. Riskanalys i det första steget i DD.

    Answer in English: Due diligence is a process consisting of: assessing and adressing negative potential and actual impacts; track your efforts to manage your impacts, report/communicate how you manage them. In the DD you also is expected to have a commitment, embed your commitment into your organisation’s management system and have a system in place to manage your impacts. Risk analysis in the first step of the DD.

     

    G7.1: Vi ligger på olika nivåer inom koncernen, men här finns bara No/Yes svarsalternativ. Vi lutar åt att sätta Yes på alla för vi anser att vi ligger på den nivån generellt, trots att vi är på olika nivåer. Bör vi göra någon utläggning eller förklara det i ”Additional information”-rutan så att detta förtydligas? Vi vill även kunna påvisa framsteg över tid. / G7.1: We are at different levels within the group, but the answer options are only No/Yes. We believe we should answer ”Yes” on all since it best depicts the average position within the group, even though it differs. Should we make some kind of statement or elaborate it in ”Additional information” section so that this becomes clear. We also want to be able to show that we are making improvements.

    Det är helt rätt att ni bör svara yes och sen lägga till mer information under additional information för att kunna nyansera svaret. Följande tips kan även ges: Vanlig missupfattningar gällande risker kopplat till mänskliga rättigheter är ur vems perspektiv som riskerna ska ses och hur man ska bedöma dem. Det är vanligt att risker endast betraktas i perspektivet av hur den egna organisationen kan drabbas. Här bör organisationerna i stället utgå från vem i värdekedjan som riskerar att få sina mänskliga rättigheter kränkta, när, och varför, d.v.s. individer eller grupper som riskerar att drabbas negativt. För att identifieringen ska blir rätt är det viktigt att först börja med en kartläggning av sin värdekedja. Finns det verksamheter i något land där riskerna för sådana kränkningar är kända? Lägg i så fall in den informationen i riskbedömningen. En bra riskbedömning utgår både från generell och publik information, från t.ex. oberoende och ickestatliga organisationer och den specifika informationen du kan inhämta om verksamheterna i din värdekedja.

    Answer in English: It is quite right that you should answer yes and then add more information under additional information to be able to nuance the answer. Some general advice can also be provided: Common misconceptions related to risks linked to human rights is from whose perspective the risks should be viewed and how they should be assessed. It is common to see risks only from the perspective of how their own organisation may be affected. Instead, organisations should start from who in the value chain is at risk of having their human rights violated, when, and why, i.e. individuals or groups who are at risk of being negatively affected. For the identification to be correct, it is important to first start with a mapping of your value chain. Are there operations in any country where the risks of such violations are known? If so, include that information in the risk assessment. A good risk assessment is based on both general and public information, e.g. from independent and non-governmental organisations, and the specific information you can gather about the activities in your value chain.

     

    G8: Räknas visselblåsarsystem här? Om det är det enda företaget har? / G8: do whistleblowing systems count here? If it is the only one you have?

    Ja, om det täcker alla ämnen – företaget kan dock ha ett antal olika system för att hantera rapporter (t.ex. era HR-processer).

    Answer in English: Yes, if this covers all the topics – however, you may have a number of different systems in place for handling reports (e.g. your HR processes)

     

    G10: Finns det exempel på hur mätvärden för VDns prestationer kan se ut? / G10: Are there examples on how to measure the performance of the CEO?

    CoP Guidebook ger några rekommendationer. Därutöver kan följande artikel från Harvard Law School om Executive Pay vara intressant (https://hbr.org/2023/02/linking-executive-pay-to-sustainability-goals). En annan användbar artikel från Harvard Law School är Linking Executive Pay to Sustainability Goals (hbr.org). Generellt sett bör prestationsmätningen baseras på företagets bedömning av vilka ESG-mål som är väsentliga för företaget.

    Answer in English: The CoP Guidebook provides some recommendations. The following article from Harvard Law School about Executive Pay can also be interesting (https://hbr.org/2023/02/linking-executive-pay-to-sustainability-goals). Another useful article from Harvard Law School is Linking Executive Pay to Sustainability Goals (hbr.org). Generally, the measurement of performance should be based on the company’s assessment of what ESG targets are material to the company.

     

    G13: Vilken typ av revision är relevant här? Vår revisor tittar mest på de finansiella delarna. Sedan är vi också ISO-certifierade med revisorer som granskar. Har jag rätt när jag tror att detta är den revision ni söker? / G13: What kind of audit is relevant here? Our auditor is mostly look at the financial bits. Then we are also ISO certified with auditors who audit. Am I right in thinking that this is the audit you are looking for?

    Det kan vara en revision av icke-finansiella uppgifter som en del av årsredovisningen; många företag granskas idag inte bara på de finansiella uppgifterna, utan även på utvalda mätvärden för hållbarhet/affärsintegritet, t.ex. antalet incidenter som tagits emot och hanterats, hur många anställda som fullföljt utbildningen, utsläpp av växthusgaser och andra uppgifter som ingår i årsredovisningen/hållbarhetsrapporteringen. En ISO-certifiering eller annan typ av extern ackreditering skulle också kunna räknas som en tredjepartsverifiering.

    Answer in English: It could be an audit of non-financial data as part of the annual reporting; many companies today are not only audited on the financial data, but also on selected sustainability/business integrity metrics, such as number of incidents received and handled; training completion rates of employees; GhG emissions and other data included in the annual report. An ISO certification or other type of external accreditation, could also count as a third-party verification.

     

    G13: Om ett externt systemstöd används för att samla in hållbarhetsdata till hållbarhetsrapporten, kan det räknas som en verifiering av tredje part? / G13: If an external system support is used to collect sustainability data for the sustainability report, can it be counted as a third party verification?

    Det beror på om det finns en verklig verifiering i systemet. Om det bara är ett system för insamling av uppgifter, då räknas det inte.

    Answer in English: It depends if there is an acutal verification in the system. If it is just a system for collecting data, then no.

  • CoP-plattformens tillfälliga paus / The temporary pause of the CoP plattform

    Här samlas svar på frågor om CoP-plattformens paus samt övriga frågor. / Answers to the temporary pause of the CoP platform, and other more general questions, are shown below.

    Vi har redan påbörjat vår CoP i den digitala plattformen. Kommer vår data finnas kvar så att vi kan återuppta vår CoP när plattformen öppnas? Även, går det att få en kopia på vår data redan nu? / We have already started our CoP in the digital platform. Will our data remain so we can resume our CoP when the platform opens? Also, is it possible to get a copy of our data right now?

    Att säkerställa att de som påbörjat CoP:en får behålla sin data har högsta prioritet i utvecklarnas arbete. Även om utvecklarna gör allt de kan för att det ska vara möjligt att återuppta er redan påbörjade CoP, så finns det dock tyvärr inga garantier att så kommer vara fallet. Anledningen till osäkerheten är att omfattningen av de tekniska störningarna inte är helt kartlagd ännu.

    I dagsläget går det tyvärr heller inte att extrahera och dela angivna data men det är absolut en fråga som lyfts till både utvecklarteamet och det globala CoP-teamet och som vi följer noga.

    Vi beklagar återigen osäkerheten kring situationen just nu. Så snart mer tydlighet finns så kommer mer information att följa.

    Answer in English: Ensuring that those who’ve started their CoP gets to keep their data is the highest priority in the developers’ work. Although the developers do everything they can to make it possible to resume already started CoP, there are no guarantees that this will be the case. The reason for the uncertainty is that the extent of the technical disturbances has not yet been fully mapped.

    At the moment, unfortunately, it is also not possible to extract and share the specified data, but it is definitely an issue that is raised to both the developer team and the global CoP team and which we follow closely.

    We yet again regret the uncertainty surrounding the situation at the moment. As soon as there is more clarity, more information will follow.

    Kan ett exakt datum för när plattformen öppnas igen meddelas? Detta skulle hjälpa oss att bättre planera färdigställandet av vår CoP. / Can an exact date for when the platform reopens be announced? This would help us better plan the completion of our CoP.

    Tyvärr går det inte att meddela ett specifikt datum i nuläget. Vi beklagar detta och anledningen är att omfattningen av de tekniska störningarna inte är helt kartlagd ännu. Så snart mer tydlighet finns kring tidslinjen så kommer vi meddela detta. Skulle datum föreslås från UN Global Compact centralt som inte tar hänsyn till ”sommarperioden” här i Sverige så kommer vi göra allt vi kan för att ett sådant datum flyttas fram.

    Answer in English: Unfortunately, it is not possible to announce a specific date at the moment. We are very sorry about this, and the reason is that the extent of the technical disruptions has not been fully mapped yet. As soon as there is more clarity about the timeline, we will announce this. Should a date be proposed from the UN Global Compact centrally that does not take into account the summer vacation period here in Sweden, we will do everything we can to postpone such a date.

     

    Övriga frågor / Other questions

    Behöver även SME-företag genomföra CoP:en? / Does the CoP also apply to SMEs?

    Ja, alla företag inom UN Global Compact kommer årligen behöva genomföra CoP:en och besvara samma frågeformulär. Frågeformuläret innehåller frågor som är relevanta för företag oavsett land, sektor, geografi och företagsstorlek. De flesta frågor kommer med svarsalternativ som ger flexibilitet till företag som saknar data inom vissa ämnen. Antalet frågor att besvara kommer även variera beroende på vilka svarsalternativ som anges.

    Answer in English: Yes, all participating companies will fill out the same CoP questionnaire on an annual basis. The questionnaire contains questions that are relevant/material to businesses across sectors, geographies, and size. Most questions come with answer options that provide flexibility to businesses that have no data on certain topics. The number of questions will also vary depending on what answer options are selected.